FSMVÜ Kurum içi ve Kurum Dışı Yazışma Kuralları ile Evrak ve Belge Kayıt İşlemleri Yönergesi


T.C.
FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ
KURUM İÇİ VE KURUM DIŞI YAZIŞMA KURALLARI ile EVRAK ve BELGE KAYIT İŞLEMLERİ YÖNERGESİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

            Amaç

            MADDE 1 – (1) Bu Yönerge; Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi’nde, iş ve işlemlerin yürütülmesine ilişkin evrak/belgelerin üretilmesi, kaydedilmesi, gönderilmesi, takibi ile gelen evrak/belgelerin havalesi, kaydedilmesi, işleme alınması ve cevaplandırılması saklanması süreçlerinde izlenmesi gereken yol, yöntem, esas ve usulleri belirlemek;

(2) Bilgi ve belge alışverişinin etkin, hızlı, güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlayarak yazışmalarda kurumsal kültür ve kimlik oluşturmak;

(3) Paydaşlara kolaylık sağlayarak, idareye karşı güven ve saygınlık imajını güçlendirerek geliştirmek, idareci ve personelin "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik" hükümlerine uygun hareket etmelerini sağlamak

 amacıyla hazırlanmıştır.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu yönerge; 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve diğer ilgili mevzuat uyarınca, Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi ve bağlı birimlerin kurum içi ve kurum dışı yapacakları yazışma ile bu yazışmalara ilişkin yürütecekleri işlem süreçleri ve evrak/belge kayıt işlemlerinde izlenmesi gereken usul ve esasları kapsar.

 Hukuki dayanak ve atıfta bulunulan düzenlemeler

 MADDE 3 – (1) Başbakanlığın, 02/12/2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik”.

MADDE 4 - (1) Atıfta bulunulan yasal ve idari düzenlemeler:

            a)  02.12.2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Resmi  Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller  Hakkında Yönetmelik”,

            b) Haberleşme Kodları’na ilişkin 13.08.1991 tarihli ve 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi,

            c) Yükseköğretim Kurulu’nun 06.08.2008 tarihli ve B.30.0.YDB.0.02/146-020838 sayılı yazısı ile bildirilen “Üniversiteler İçin Yazışma Kodları Esasları”,

d)  25.03.2005 tarihli ve 25766 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Standart Dosya Planı”na ilişkin 24.03.2005 tarih ve 2005/07 sayılı Başbakanlık Genelgesi,

           e) Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı,

           f) 16.05.1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren  “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”,

           g)  Elektronik yazışmalarla ilgili 23.01.2004 tarihli ve 25355 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 5070 sayılı “Elektronik İmza Kanun ve Yönetmeliği” ve 06.01.2005 tarihli ve 25692 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”

          h) 24.10.2003 tarihli ve 25269 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 4982 sayılı “Bilgi Edinme Kanunu” ve 27.04.2004 tarihli ve 25445 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik”,

          ı) 13.05.1964 tarih ve 6/3048 sayılı “Gizlilik Dereceli Evrak ve Gerecin Güvenliği Hakkında Esaslar” adlı Bakanlar Kurulu Kararı, Başbakanlığın 01.10.1982 tarihli ve 2909 sayılı talimatı ve yazışmanın yapıldığı konuyla ilgili varsa kendi özel mevzuatındaki gizlilikle ilgili hükümler.

Tanımlar  

MADDE 5 - (1) Bu Yönergede geçen;               

a)      Yönerge: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Kurum İçi ve Kurum Dışı Yazışma Kuralları ile Evrak ve Belge Kayıt İşlemleri Yönergesini,

b)     Üniversite: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesini,

c)      Mütevelli Heyet: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Mütevelli Heyetini,

d)     Başkan: Fatih Sultan Mehmet Üniversitesi Mütevelli Heyet başkanını,

e)      Rektörlük: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Rektörlüğünü,

ç)  Genel Sekreterlik: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Genel Sekreterliğini,

d) Fakülte: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Fakültelerini,

e) Dekanlık: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Fakülte  Dekanlıklarını,

f) Enstitü: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Enstitülerini, 

g) Meslek Yüksekokulu: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Meslek Yüksekokullarını,

            h) Bölüm Başkanlığı: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Rektörlük, Fakülte, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu Bölüm Başkanlıklarını,

            ı) Anabilim Dalı Başkanlığı: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Fakülte, Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu Anabilim/Anasanat Dalı Başkanlıklarını,

            k) Araştırma Merkezi: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Araştırma ve Uygulama Merkezlerini,

            o) Daire Başkanlığı: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Daire Başkanlıklarını,

            n) Hukuk Müşavirliği: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Hukuk Müşavirliğini,

            o)  Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğü: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğünü,

           

İKİNCİ BÖLÜM

İlkeler ve Sorumluluk

 

İlkeler

MADDE 6 - (1) Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi’nin akademik ve idari hiyerarşi içinde her kademe, kurum içi ve kurum dışı yazışmalarında bu Yönergede belirlenen ve atıfta bulunulan mevzuat hükümlerine uymakla yükümlüdür.

                           (2)      Yapılacak yazışmalarda, Başbakanlığın 02.12.2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” ve bu yönetmeliğe istinaden üniversitemizce hazırlanarak uygulamaya konulan yönerge hükümlerine riayet edilir.

                           (3)      Rektörlük bu yönergenin uygulanmasını izler ve gerek duyarsa açıklayıcı ve uyarıcı direktifler verebilir.

                           (4)      “Yazışma Birim Kodu” olmayan ya da verilmeyen hiçbir birim/makam yazışma yapamaz.

                           (5)      Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi’nin resmi yazışmalarında bu yönergede belirlenen standart şablonlar kullanılır. Mütevelli Heyet ve Rektörlüğün resmi yazılarında üniversitenin resmi amblemi dışında hiçbir amblem kullanılamaz. Akademik ve idari birimlerin yazılarında ise bu Yönergede belirlenen biçimde amblem kullanılır.

                           (6)      Mütevelli Heyet Başkanlığı ibareli başlık sadece mütevelli heyet başkanı ve mütevelli heyet adına imza yetkisi olan diğer heyet üyelerinin imzaladığı yazılar ile Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Rektörlüğü ibareli başlık sadece Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Rektörü ve Rektör Yardımcılarının imzaladığı yazılarda kullanılır.

                           (7)      “Yazışma Birim Kodları” yazışmalarda “sayı” kısmında tam olarak kullanılır.

Sorumluluklar

MADDE 7 - (1) Yazışmaların zamanında, tam ve doğru yapılmasından, kayıtlarının tutulmasından ve dosya planına uygun olarak düzenli bir biçimde güvenli ortamlarda saklanmasından her kademedeki yönetici ve personel,

                           (2)      Yazışmaların; yazışma kuralları, talimat ve yönergelere uygun olarak yapılmasından, yazıların dosyalanma ve korunmasından birim amirleri ve birimlerin ilgili görevlileri,

                           (3)      Günlü ve süreli evrakın titizlikle takip edilmesinden, bu konuda meydana gelecek aksamalardan birim amiri ve ilgili görevliler,

                           (4)      Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda; Başbakanlığın, 02.04.2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” ile bu Yönergede belirlenen biçime uygun başlıkların kullanılmasından her kademedeki yönetici ve personel,

                           (5)      Yaptıkları yazışmaları ilgili yere göndermek için evrak birimine iletmekten yazışmayı yapan birim amiri ve personeli,

                           (6)      Gönderilmek üzere, birimlerden evrak birimine teslim edilen ve gelen bütün yazıların kaydedilmesinden ve ilgili yerlere iletilmesinden evrak birim amiri ve personeli,

                           (7)      Bu yönerge ile belirlenen kayıt, havale, gönderme, alma vb. işlemlerin zamanında, tam ve doğru olarak yapılmasından ve uygulamaların yönergeye, iş akım şemaları ile belirtilen usul, süreç ve sürelere  uygun olarak yürütülmesinden evrak birim amiri ve personeli,

                           (8)      Gelen evrakın/belgelerin ilgililere süratle ulaştırılmasından ve giden evrakın/belgelerin süratle gönderilmesinden evrak birim amiri ve personeli,

                           (9)      Evrak birimine gelen gizlilik dereceli evrakın/belgelerin, usulüne uygun olarak ilgililere süratle ulaştırılmasından ve ilgisiz kişilerin eline geçmesinin engellenmesinden;  gönderilmek üzere evrak birimine teslim edilen gizlilik dereceli evrakın/belgelerin ilgisiz kişilerin eline geçmesinin engellenerek usulüne uygun biçimde süratle gönderilmesinden evrak birim amiri ve personeli,

                       (10)      İmza yetki sınırları aşılarak imzalanmış yazıları işleme almadan önce bağlı olduğu üst makama bilgi vererek, alacağı talimat doğrultusunda işlem yapılmasından evrak birim amiri ve personeli,

                       (11)      “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” ile bu Yönergede belirlenen biçime uygun olmayan yazıların işleme alınmadan önce bağlı olunan üst makama bilgi verilerek, alınacak talimat doğrultusunda işlem yapılmasından evrak birim amiri ve personeli, birimi sorumludur.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

       Havale ve İmza Yetkileri

Gelen evrak/belge havale esasları ve yetkileri

MADDE 8 – (1) Kurum içinden ve kurum dışından yazı işlerine gelen evrak yazı işleri müdürlüğü evrak memuru tarafından açılarak tasnif edilir, tasnif edilen evrak, Üniversite gelen evrak kayıt defterine kaydedildikten sonra Yazı işleri Müdürü tarafından havale için Genel Sekretere götürülür. Genel Sekreter gerekli incelemeyi yaptıktan sonra Rektörün bilgisine ve havalesine sunulacak evrakı rektöre götürür, Rektör ve Genel Sekreter tarafından havale işlemi tamamlanan evrak yazı işleri müdürlüğü tarafından zimmet defterine de kaydederek havalesine uygun olarak gereğini yapmak üzere ilgili birimlere gönderir.

İmza yetkileri

MADDE 9 – (1) “Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Rektörlüğü İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi” ile “Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Fakülte, Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu, Araştırma ve Uygulama Merkezleri İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi’nde yazılı “İmza Yetkileri” kısmında belirlenen hükümlere uyulur

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Evrak/Belge Üretimi

Yazışma ortamları, nüsha sayısı, belge boyutu, yazı tipi

MADDE 10 - (1) Yazışma ortamları, nüsha sayısı, belge boyutu, yazı tipi ve karakterinin seçiminde Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğin 5,6,7,8 inci maddelerinde belirtilen hususlara uyulur.

(2) Yönetmeliğin ilgili maddelerinin Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi’nde uygulanmasında dikkate alınması gereken kurallar ve açıklamalar:

a)      Üniversitede yazışma belgeleri kâğıt ortam ve elektronik ortam kullanılarak üretilebilir, dosyalanabilir, iletilebilir ve arşivlenebilir. Elektronik Doküman/Belge Yönetim (EDYS) sistemi uygulamasına geçilinceye kadar yazışmalarda kâğıt ortam ve ıslak imza kullanılır.

b)     Üniversitede elektronik doküman/belge yönetim sisteminin ( EDYS ) uygulamaya konulması ve e-imza sertifikalama işlemlerinin yapılmasından sonra, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu çerçevesinde kullanılacak e-imza ve dijital imza hukuki geçerlilik kazanınca,  elektronik belge üretim, kayıt, iletim, dosyalama ve arşivleme işlemleri ayrıca belirlenerek ilgili yönergelere eklenir. 

c)      Birimlerde kâğıt ortam kullanılarak üretilen ve hazırlanan her çeşit yazı ıslak imzalı olarak en az iki nüsha düzenlenir.

ç)  Üretilen her çeşit yazı ve belgenin en az ıslak imzalı bir nüshası (paraflı nüsha) üretilen birimde kalır. Diğer nüsha ıslak imzalı veya elektronik imzalı olarak ilgili kurum ya da birime gönderilir.

d)     Üniversite içi dağıtımlı yazılar gereği kadar çoğaltılarak, her bir kopyaya dağıtım listesinde belirtilen birimler tek tek yazılarak gönderilir ve ıslak imzalı nüsha, paraflı nüsha ile birlikte dosyasında saklanır.

e)      Birimlerde üretilen ve hazırlanan yazılarda ihtiyaca göre A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kâğıt kullanılır.

f)       Yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter kullanılır. Rapor, form, analiz, teşekkür, tebrik vb. özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

Üretilen yazıların bölümleri ve biçimleri

MADDE 11 - (1) Üretilen/hazırlanan yazılarda bulunması gereken bölümlerin düzenlenmesinde “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğin 9-26 ncı maddelerinde belirtilen hususlara uyulur.

(2) Yönetmeliğin ilgili maddelerinde yer alan hususların Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi’nde uygulanmasında aşağıda verilen kural, açıklama ve örneklere uyulur.

Başlık ve yazışma birim kodu kullanımı

MADDE 12 - (1) Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi ve bağlı birimleri yazışmalarında başlık ve yazışma birim kodu kullanım kuralları:

a)      Başlık, yazıyı gönderen rektörlük ve/veya bağlı birimlerinin adının belirtildiği ve ambleminin de yer aldığı bölümdür.

b)     Başlık, kâğıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.

c)      Başlıkta ilk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra üniversitenin adının tamamı büyük harflerle, üçüncü satıra ise birimin adı büyük- küçük harflerle ortalanarak yazılır. “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter kullanılır. Satırlar arasında boşluk bırakılmaz ve biçimden tek satır aralığı seçilir. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.

            ç) Başlıkta yer alan “T.C.”, “Kurum Adı” ve “Birim Adı”nın her biri bir satıra yazılır. Bu bilgiler bir satırda birleştirilemez ve bir satırda yer alan kurum ve birim adı iki satıra taşırılmaz. Aşağıda verilen örneklerdeki biçimlere uyulur. 

d)     Yazışmalarda kullanılacak üniversite ambleminin renkleri, biçimi ve boyutu Mütevelli Heyet Başkanlığınca belirlenir.

e)      Birimler kendi amblemlerinin renk, biçim ve boyutunu belirleyerek rektörlüğe iletir. Mütevelli Heyet Başkanlığı onayını müteakip kullanır. Amblemlerinin boyutu Üniversitenin ambleminden büyük olamaz.

f)       Yazı hangi düzeyde imzalanırsa imzalansın, yazılarda yazının üretildiği ve dosyalandığı ilgili birimin “Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Yazışma Birim Kodları” listesinde yer alan kodu kullanılır.

g)      Yazının ikinci sayfasında da başlık bilgileri yer alır.

ğ)  Yazıların paraflı nüshasında da başlık bulunur.

h)     İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra “FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ”, üçüncü satıra “Rektörlüğü” yazılır. Sol tarafta üniversitenin amblemi kullanılır. Bu başlık sadece Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Rektörü ve Rektör Yardımcılarının imzaladığı yazılarda kullanılır.

 

REKTÖRLÜK MAKAMI VE REKTÖR YARDIMCILIKLARI tarafından kullanılacak başlık;

 

 

 

           

 

                                                    T.C.

FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ

                                               Rektörlüğü

 

AÇIKLAMA:

               k) Rektörlük makamı ve Rektör yardımcılarınca üretilen ve hazırlanan, Rektör ve Rektör yardımcılarınca imzalanacak yazılarda, Rektörlük başlığı, sayı kısmında Rektörlük Özel Kalem ya da Yazı İşleri Müdürlüğüne ait yazışma birim kodu kullanılır.

                l) Rektörlük makamının uygun göreceği özel durumlarda kurum dışına gönderilecek yazılarda da rektörlük başlığı kullanılır. Ancak, yazının üretildiği, hazırlandığı ve dosyalandığı birimin yazışma birim kodu sayı bölümünde verilir.

   m) Rektörlüğe bağlı birimlerde (Genel Sekreterlik, Daire Başkanlıkları, müstakil Müdürlükler, Bölüm Başkanlıkları, Koordinatörlükler vb.) ilk satıra " T.C." kısaltması, ikinci satıra “ FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ” üçüncü satıra birim adı yazılır. Sol tarafta üniversitenin amblemi kullanılır. Bu birimlerce sağ tarafta birim amblemi kullanılmaz.

 

 

           

 

                                                    T.C.

FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ

                                        Genel Sekreterliği

 

Açıklama:

·   Genel Sekreterlikçe üretilen/hazırlanan ve dosyalanan, Rektör, Rektör Yardımcıları ve Genel Sekreter tarafından imzalanarak gönderilecek yazılarda “Genel Sekreterlik Başlığı” ve “sayı” kısmında Genel Sekreterliğe ait “Yazışma Birim Kodu” kullanılır.

 

DAİRE BAŞKANLIKLARI, MÜSTAKİL MÜDÜRLÜKLER, KOORDİNATÖRLÜKLER VE REKTÖRLÜĞE BAĞLI BÖLÜM BAŞKANLIKLARI TARAFINDAN KULLANILACAK BAŞLIKLAR

 

 

 

           

 

T.C.

FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ

………………..  Daire Başkanlığı

                                                                                                                      

 

 

           

 

T.C.

FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ

……………….. Müdürlüğü

 

 

 

           

 

T.C.

FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ

………………..  Koordinatörlüğü

 

 

 

           

 

T.C.

FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ

……………… Bölümü Başkanlığı

 

Açıklama:

·   Yukarıda belirtilen birimlerce üretilen/hazırlanan ve dosyalanan, Rektör, Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcıları ve bu başlıklarda belirtilen birim amirleri tarafından imzalanarak gönderilecek yazılarda yukarıda verilen başlıklar ve sayı bölümünde ilgili birime ait “Yazışma Birim Kodu” kullanılır.

·   Burada belirtilen makam ve birim amirlerinin imzası ile gönderilecek yazılar, ilgili birimlere ait alt birimlerde üretilen/hazırlanan ve dosyalanan bir yazı ise “Yazışma Birim Kodu” alt birim kodu seviyesinde kullanılır.

 

i)     Üniversiteye bağlı birimlerde (fakülte, enstitü, yüksekokul vb.) ilk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra “FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ ”, üçüncü satıra birim adı yazılır. Sol tarafta üniversitenin amblemi, sağ tarafta birim amblemi kullanılır.

 

FAKÜLTELER, ENSTİTÜLER, YÜKSEKOKULLAR, MESLEK YÜKSEKOKULLARI İLE ARAŞTIRMA VE UYGULAMA MERKEZLERİ TARAFINDAN KULLANILACAK BAŞLIKLAR

 

 

 

           

 

T.C.

FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ

………………  Fakültesi Dekanlığı

 

 

 

           

 

T.C.

FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ

………………  Enstitüsü Müdürlüğü

 

 

 

           

 

T.C.

FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ

………………  Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü

 

 

 

           

 

T.C.

FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ

……………Merkezi Müdürlüğü

Açıklama:

·      Dekan, Dekan Yardımcısı, Müdür, Müdür Yardımcısı tarafından imzalanarak gönderilecek yazılarda yukarıda verilen başlıklar ve “sayı” bölümünde ilgili birime ait “ Yazışma Birim Kodu ” kullanılır.

·      Dekan, Dekan Yardımcısı, Müdür, Müdür Yardımcısı tarafından imzalanarak gönderilecek yazılarda yukarıda verilen başlıklar ve ilgili alt birime ait “ Yazışma Birim Kodu ” kullanılır.

·      Fakülte/Enstitü/Yüksekokul vb. Sekteri tarafından imzalanarak gönderilecek kurum dışı yazılarda (verilen yetkiler çerçevesinde) yukarıda yer alan aynı başlıklar kullanılır. Fakülte/Enstitü/Yüksekokul vb. Sekreterliği adı başlıkta yer almaz, organik bağ, imza kısmında “ Fakülte Sekreteri ” vb. unvan yazılarak kurulur ve organik bağı tanımlayan önemli diğer bir unsur olan “ Yazışma Birim Kodu ” alt birim seviyesinde kullanılır.

Alt idari birimler (şube müdürü, şef vb.) yukarıda verilen başlıkları kullanarak yazışma yapamaz.

 

FAKÜLTE, YÜKSEKOKUL, MESLEK YÜKSEKOKULU, BÖLÜM / ANABİLİM / BİLİM / SANAT DALI BAŞKANLIKLARINDA İÇ YAZILARDA KULLANILACAK BAŞLIKLAR

 

 

 

 

           

 

 T.C.

FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ

……………….. Fakültesi Dekanlığı

…….. Bölümü Başkanlığı

 

 

 

 

           

 

T.C.

FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ

………………………Enstitüsü Müdürlüğü

                 …………………… Anabilim Dalı Başkanlığı

 

 

 

           

 

T.C.

FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ

Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü

………………. Bölümü Başkanlığı

Açıklama:

·       Üniversitede genel olarak Fakülte/Enstitü/Yüksekokul/Meslek Yüksekokullarındaki “Bölüm Başkanlıkları”, aynı zamanda Enstitülerde “Anabilim Dalı Başkanlıklarıdır. Bu nedenle iki ayrı birim söz konusudur. Bu durumda iki ayrı başlık ve yazışma birim kodunun kullanılması gerekmektedir.

·   Bölümlerde yazılar Bölüm Başkanı tarafından imzalanır. Bölüm Başkanı imzası ile gönderilecek iç yazılarda burada verilen başlıklar kullanılır ve Bölüme ait “Yazışma Birim Kodu” yazılır.

·   Bölümlere bağlı Anabilim Dalları yazılarında burada verilen başlıklar kullanır. Anabilim Dalı adı başlıkta yer almaz, bağlı olduğu Bölüm ile olan organik bağ, Anabilim Dalının adının imza kısmında açıkça yazılmasıyla kurulur ve organik bağı tanımlayan önemli diğer bir unsur olan “Yazışma Birim Kodu” Anabilim Dalı seviyesinde kullanılır.

·   Anabilim Dallarına bağlı bilim dalları yazılarında yukarıda verilen başlıklar kullanır. Bilim Dalı ve bağlı olduğu Anabilim Dalı adı başlıkta yer almaz, bağlı olduğu Bölüm ve Anabilim Dalı ile olan organik bağ, Bilim Dalı ile birlikte Anabilim Dalının adının imza kısmında açıkça yazılmasıyla kurulur ve organik bağı tanımlayan önemli diğer bir unsur olan “Yazışma Birim Kodu” Bilim Dalı seviyesinde kullanılır.

·   Bölüm Başkanlarına yetki verilmesi durumunda, yetki verilen konularda kurum dışı yazılarda yukarıda verilen başlıklar kullanılmaz. Kurum dışı yazılarda Madde-12 (1) / i’de verilen başlıklar kullanılır. Bölüm Başkanlığının adı başlıkta yer almaz, organik bağ, imza kısmında “….. Bölümü Başkanı” şeklinde yazılmasıyla kurulur ve organik bağı tanımlayan önemli diğer bir unsur olan “Yazışma Birim Kodu” Bölüm Başkanlığı seviyesinde kullanılır.

·   Enstitülere bağlı Anabilim/Anasanat Dalı, Bilim/Sanat Dalı başkanlıkları yazılarında, örneklerde gösterildiği biçimde başlıkları bilgisayarda oluşturarak kullanırlar.

·   Üniversitede genel olarak Enstitülerde “Anabilim Dalı Başkanlıkları”, aynı zamanda Fakülte/Enstitü/Yüksekokul/Meslek Yüksekokullarındaki Bölüm Başkanlıklarıdır. Bu nedenle iki ayrı birim söz konusudur. Bu durumda iki ayrı başlık ve yazışma birim kodunun kullanılması gerekmektedir.

·   Enstitülere bağlı Anabilim Dallarında yazılar Anabilim Dalı Başkanı tarafından imzalanır. Anabilim Dalı Başkanı imzası ile gönderilecek yazılarda, Anabilim Dalı Başkanlığı Başlığı ve Anabilim Dalına ait “Yazışma Birim Kodu” kullanılır.

·   Anabilim Dallarına bağlı Bilim Dalları, yazılarında yukarıda verilen başlığı kullanır. Bilim Dalı adı başlıkta yer almaz, bağlı olduğu Anabilim Dalı ile olan organik bağ, Bilim Dalının adının imza kısmında açıkça yazılmasıyla kurulur ve organik bağı, tanımlayan önemli diğer bir unsur olan “Yazışma Birim Kodu” Bilim Dalı seviyesinde kullanılır.

·   Anabilim Dalı Başkanlarına yetki verilmesi durumunda, yetki verilen konularda kurum dışına yazılan yazılarda yukarıda verilen başlıklar kullanılmaz. Kurum dışı yazılarda (Madde-12 (1) / i’de verilen) başlık kullanılır. Anabilim Dalı Başkanlığının adı başlıkta yer almaz, organik bağ, imza kısmında “….. Anabilim Dalı Başkanı” şeklinde yazılarak kurulur ve organik bağı tanımlayan önemli diğer bir unsur olan “Yazışma Birim Kodu” Anabilim Dalı Başkanlığı seviyesinde kullanılır.

 

Sayı ve kayıt numarası kullanımı

MADDE 13 - (1) Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi ve bağlı birimleri yazışmalarında “sayı ve evrak/belge kayıt numarası” kullanım kuralları:

a)      Sayı ve evrak/belge kayıt numarası, “Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Yazışma Birim Kodu Listesi”, ‘Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı’na göre verilen kodlar ile evrak/belge kayıt numarasından oluşur.

b)      Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi’nde yazışma yapan ve dosya tutan tüm birimler, Başbakanlığın 13.08.1991 tarihli ve 1991/17 sayılı genelgesi ile uygulamaya konulan ve YÖK tarafından 06.08.2008 tarihli ve B.30.0.YDB.0.02/146-020838 sayılı yazısı ile tüm üniversitelere bildirilen “Üniversiteler İçin Yazışma Kodları Esasları” çerçevesinde kodlanmıştır.

c)       Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Yazışma Birim Kodları, Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından birimlere duyurulur. Üniversitenin tüm birimleri bu kodlara                                                   uymak zorundadır. Başka bir kod kullanılamaz. Birimlerce kod verilemez, eklenemez ve çıkarılamaz.

d)      Yeni kurulan birimlere kodlar, Rektörlük, Yazı İşleri Müdürlüğü ve Bilgi İşlem Daire Başkanlıklarınca, birimler oluştuğunda Kurum Belge Merkezi ve Arşiv Birimi tarafından, verilir.

e)       “Dosya Kodu” kısmında ‘Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı’nda yer alan kodlar kullanılır. Dosya Kodlarına Rektörlük, Yazı İşleri Müdürlüğü ve Bilgi İşlem Daire Başkanlıklarından erişim sağlanabilir. Dosya kodları “Dosya Planı Kullanım Kılavuzu”nda belirlenen usulde kullanılır. Üniversitenin tüm birimleri bu kodlara uymak zorundadır. Başka bir kod kullanılamaz. Birimlerce kod verilemez, eklenemez ve çıkarılamaz.

f)       Dosya Planına tüm ekleme, çıkarma ve revizyon işlemleri oluşturulduğunda Rektörlük Kurum Belge Merkezi ve Arşiv Birimi tarafından yapılır.

g)      Tüm birimler yazılarının “Sayı” kısmında, aşağıda örneklendirildiği biçimde kendi birimlerinin kodlarını içeren yapıyı tam olarak yazmak zorundadır. Sayı kısmının eksik, yanlış ve kurallara uygun olmadığı yazılar Rektörlük ve bağlı birimlerinin evrak birimlerince işleme alınmaz.

h)      Yazıların ilgi kısımlarında, ilgi tutulan yazının “sayı” kısmında yer alan kodlar eksiksiz olarak yazılır.

(2) Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi ve bağlı birimleri yazışmalarında “sayı ve evrak/belge kayıt numarası” örnekleri ve açıklamalar;

a) Kod formatı ve yapısı

b) Üniversite Yazışma Kodları

 

FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ YAZIŞMA KODLARI

 

FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

B.30.2.FSM.0.00.00

REKTÖRLÜK OFİSİ (ÖZEL KALEM)

B.30.2.FSM.0.01.00

MÜTEVELLİ HEYETİ

B.30.2.FSM.0.05.00

SENATO

B.30.2.FSM.0.05.01

ÜNİVERSİTE YÖNETİM KURULU

B.30.2.FSM.0.05.02

ÜNİVERSİTE DİSİPLİN KURULU

B.30.2.FSM.0.05.03

YAYIN KOMİSYONU BAŞKANLIĞI

B.30.2.FSM.0.05.04

KOORDİNATÖRLÜKLER

B.30.2.FSM.0.06.00

EDEBİYAT FAKÜLTESİ

B.30.2.FSM.0.11.00

MÜHENDİSLİK - MİMARLIK FAKÜLTESİ

B.30.2.FSM.0.17.00

GÜZEL SANATLAR FAKÜLTESİ

B.30.2.FSM.0.27.00

MÜHENDİSLİK VE FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ

B.30.2.FSM.0.40.00

SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ

B.30.2.FSM.0.41.00

GÜZEL SANATLAR ENSTİTÜSÜ

B.30.2.FSM.0.43.00

MEDENİYETLER İTTİFAKI ENSTİTÜSÜ

B.30.2.FSM.0.44.00

HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ

B.30.2.FSM.0.61.00

BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

B.30.2.FSM.0.63.00

İÇ DENETİM BİRİMİ

B.30.2.FSM.0.64.00

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI

B.30.2.FSM.0.65.00

GENEL SEKRETERLİK

B.30.2.FSM.0.70.00

PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI

B.30.2.FSM.0.71.00

ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI

B.30.2.FSM.0.72.00

İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI

B.30.2.FSM.0.73.00

BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI

B.30.2.FSM.0.77.00

KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI

B.30.2.FSM.0.78.00

SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI

B.30.2.FSM.0.79.00

YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI

B.30.2.FSM.0.80.00

DÖNER SERMAYE

B.30.2.FSM.0.81.00

GÜZEL SANATLAR MESLEK YÜKSEKOKULU

B.30.2.FSM.0.M1.00

İNGİLİZCE HAZIRLIK OKULU

B.30.2.FSM.0.R6.00

İSLAMİ İLİMLER FAKÜLTESİ                                                               B.30.2.FSM.0.16.00                                                            

SÜREKLİ EĞİTİM MERKEZİ                                                                  B.30.2.FSM.0.A1.00

 

 

Tarih ve konu kullanımı

MADDE 14-(1) Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi ve bağlı birimleri yazışmalarında tarih ve konu kullanım kuralları;

a)      Tarih, yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir.

b)     Tarih, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır ve gün, ay, yıl rakamla, aralarına (/) veya (.) işareti konularak yazılır.

c)      Konu, sayının bir aralık altında “Konu:” yan başlığından sonra, başlıkta yer alan T.C. kısaltmasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusunun kısa olarak ifade edilmesi mümkün olmadığı durumlarda ikinci satıra geçilir.

ç) Yazının konusu kısa, öz ve anlaşılır biçimde yazılır.

d)     Dosya planındaki konu başlıkları, yazının konusunu tam olarak ifade etmeyebilir. Bu nedenle, yazının konu kısmına dosya planında geçen ibare değil, yazının gerçek konusu yazılmalıdır.

e)      Yazının konusu yazılırken, hakkında, hususunda, dair ve ilişkin gibi kelimeler kullanılmaz.

f)       Tarihi ve konusu olmayan yazılar, evrak birimlerince işleme alınmaz. Önemli olması durumda üst amir haberdar edilir ve alınan talimata göre işlem yapılır.

(2) Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi ve bağlı birimleri yazışmalarında tarih ve konu örnekleri.

 

 

Gönderilen makamın yazım biçimi

MADDE 15-

(1) Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi ve bağlı birimleri yazışmalarında gönderilen makamın yazım ve kullanım biçimi

a)      Gönderilen makam kâğıdı ortalayacak biçimde, BÜYÜK HARFLERLE yazılır.

b)     Yazının gideceği birim belirli ise, parantez içinde küçük harflerle ikinci satırda yazılır.

c)      Kuruluş dışına gönderilen yazılarda gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük + büyük harflerle ayrıca yazılır.

ç) Kişilere yazılırken “Sayın” kelimesinden sonra ad büyük+küçük, soyadı tümü büyük, varsa unvan büyük+küçük harflerle yazılır.

(2) Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi ve bağlı birimleri yazışmalarında gönderilen makamın yazım biçimi örnekleri.

 

REKTÖRLÜK MAKAMINA

 

EDEBİYAT FAKÜLTESİ DEKANLIĞINA

 

 

REKTÖRLÜK MAKAMINA

(Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı)

 

 

MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA

 

 

İSTANBUL VALİLİĞİNE

(İl Sağlık Müdürlüğü)

 

 

KÜLTÜR VE TURİZM BAKANLIĞINA

(Kütüphaneler ve Yayımlar Genel Müdürlüğü)

Fevzi Paşa Mah. Cumhuriyet Bulvarı

Eski Sayıştay Binası No:4 B Blok 06030

                                          Ulus/ANKARA

 

Sayın Prof. Dr. (İsim SOYADI)

Kale Mah. Şifa Apt. 3/12 34452

                     Beyazıt/İSTANBUL

                  

 

 

 

 

İlgi kullanımı

MADDE 16-(1) Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi ve bağlı birimleri yazışmalarında ilgi kullanım kuralları;

a)      İlgi, bir yazıya karşılık ya da önceki bir yazıya ek olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten kısımdır.

b)     İlgide, “….. tarih ve …….sayılı” ibaresi kullanılır.

c)      İlgide, yazının sayısı (yazışma birim kodu, dosya kodu, kayıt ve evrak sayısı) tam olarak yazılır.

            ç) İlginin birden fazla olması durumunda a), b), c) biçiminde sıralanarak tarih sırasında yazılır.

d)     Yazıda bir kanun, yönetmelik, genelge vb. gibi bir düzenlemeye başvurulmasını da gerektiren bir durum varsa, bu düzenlemenin tarihi, sayısı vb. belirtilerek ilgi kısmında yazılır.

(2) Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi ve bağlı birimleri yazışmalarında ilgi kullanım örnekleri.

 

a)      Bir ilgi:

 

İlgi: 22.03.2012 tarih ve ........................................................./7251 sayılı yazınız.

 

b)     Birden fazla ilgi:

 

İlgi: a) 22.03.2012 tarih ve  ………………………………sayılı yazınız.

        b) 17.04.2012 tarihli ve ……………………………  sayılı yazımız.

 

c)      Kanun, Yönetmelik, Genelge vb. ilgi:

 

İlgi: a) 24.05.2005 tarih ve 2005/7 sayılı Başbakanlık genelgesi.

   b) Yükseköğretim Kurulu’nun 06.08.2008 tarihli ve …………………. sayılı   yazısı.

        c) 22.03.2012 tarih ve  B.30.2.FSM.0.00.00 –    222 sayılı yazımız.

 

Arz ve rica kullanımı

MADDE 17-

 (1) Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi ve bağlı birimleri yazışmalarında arz ve rica kullanım kuralları ve örnekler.

a)      Yazıların bitiminde ilke olarak:

* Alt kurumlara, birimlere “rica ederim,

* Üst kurumlara, birimlere ve makamlara “arz ederim”,

* Eşit düzeyde olan kurumlara, birimlere ve makamlara “arz ederim”

* Ast ve üst kurumlara, birimlere ve makamlara birlikte gönderilen dağıtımlı yazılarda “arz ve rica ederim”, ifadesi kullanılır.

       * Ast ve üst kurumlar konusunda tereddüde düşüldüğünde, Devlet Protokol Listesi ve İl Valiliğinin hazırladığı İl Protokol listesine göre hareket edilir.

b)     Bir yazı yalnızca bir kişiye veya kuruluşa gönderildiğinde ya “arz” ya da “rica” edilir. Dağıtımlı olmayan, yalnızca bir kişi ya da bir kuruluşa gönderilen bir yazının sonunda “arz ve rica” birlikte kullanılmaz.

c)      İstisna olarak; Uluslararası yabancı ve diplomatik kuruluşlara, akademik ve özerk kuruluşlara gönderilen yazıların sonunda ast ve üst kuralına uygun olarak “…saygılarımla arz ederim” veya “…saygılarımla rica ederim” ya da “…rica eder, saygılar sunarım” ibareleri kullanılabilir.

            ç) Özel kuruluşlara ve şahıslara gönderilen yazıların sonunda, “saygılarımla rica ederim” ibaresi kullanılabilir.

d)     Karşılıklılık ilkesi gereğince eşit düzeyde olduğu halde “rica ederim” ifadesini kullanarak yazı gönderen bir kuruluşa, “rica ederim” ifadesiyle; “arz ederim” ifadesiyle yazı gönderen eşit düzeydeki bir kuruluşa da “arz ederim” ifadesiyle yanıt verilir.

e)      Karşılıklılık ilkesi gereğince, “saygılarımla” ifadesini kullanan eş düzey bir kuruluşa verilen yanıtta “saygılarımla” ifadesi nezaket gereği eklenir.

f)       Kurum ve makamın, konunun önem ve özelliğine göre, yazıların sonunda kullanılabilecek ifade biçimlerine örnekler:

“Gereğini rica ederim.”

“Gereğini arz ederim.”

“Bilgilerinize arz ederim.”

“Bilgilerinizi rica ederim.”

“Olurlarınıza arz ederim”

“Arz ve rica ederim”

g)      Makam sahibi gönderdiği yazıda hangi ibareyi kullanıyorsa yerine vekâlet eden ya da yetki devri ile adına imza atan kişi unvanı ve makamı ne olursa olsun aynı ibareleri kullanarak imza atar. 

ğ) Yazılarda rica olunur veya arz olunur biçiminde üçüncü şahıs fiil kullanılmaz.

h)     Kişi veya kuruma hitap etmeyen genel nitelikli yazılarda, isimsiz ve imzasız ilan (duyuru) ve açıklamalarda “arz olunur”, “duyurulur”, “sunulur” ibaresi kullanılır.

 

.…………………………………………………………………………………….

       Kamuoyuna duyurulur.

                                                                    Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi                                                                                                                                                                                             

                                                                                                   ya da

                                                               Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Rektörlüğü

 

            ı) Makama sunulan onaylarda yazının sonunda “Olurlarına arz ederim” ibaresi kullanılır.

İmza ve onaylar

MADDE 18-(1) Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi ve bağlı birimleri yazışmalarında imza ve onay kullanım kuralları ve örnekler.

a)      Yazıyı imzalayan kişi, kurumun İmza Yetkileri Yönergesinde kendisine imza yetkisi verilen kişidir. İmzanın hukuki ve idari anlamı, “yukarıdaki metni kabul ediyorum” demektir. İmza hukuki olarak, kişinin kendi el yazısıyla adını ve soyadını veya adının baş harfiyle soyadını okunabilecek biçimde yazmasıdır.

b)     Uluslararası ve kurumlar arası yazı ve belgelerde, imza yetkisi bakımından düzey eşitliği, denklik ve karşılıklılık esastır.

c)      Yazılarda imza alanı, yazı alanının sağında düzenlenir.

            ç) Yazıyı imzalayacak olan kişinin akademik unvanı, adı ve görev yeri büyük+küçük, soyadı ise tamamen büyük harflerle yazılır.

d)     Bu bölümde imza, metin ile imzayı atan kişinin ad ve soyadının yazıldığı satır arasına atılır. 

 

 

.…………………………………………………………………………………….

               Gereğini rica ederim.

 

                          (İmza)

                          Prof. Dr. (İsim SOYADI)

                                                                                                                 Rektör

 

e)      Ayrıca, imzalayan kişinin büyükelçi, vali, hâkim, diplomatik, mülki veya adli bir kariyer unvanı varsa, ad ve soyadının altına, idari unvandan önce, büyük küçük harflerle yazılır.

.…………………………………………………………………………………….

               Gereğini arz ederim.

 

                                                                                                    ( İmza )  

                                                                                          Dr. ( İsim SOYADI)

                                                                                                      Hâkim

                                                                                                Daire Başkanı

 

f)       Ancak, psikolog, mimar, mühendis gibi mesleki unvanı olan yöneticiler yalnızca yönetsel kadro unvanlarını kullanırlar; mesleki unvanlarını kullanmazlar. Mesleki unvan, yalnızca teknik kadro unvanıyla birlikte teknik yazı ve raporlarda kullanılır (Mehmet YÜKSEL,  Mimar ) gibi.

g)      Mektup, tebrik, davetiye vb. özel yazılar ile vakıf, dernek, kooperatif, lojman yöneticiliği vb. yazılarda akademik unvan, mesleki ve resmi unvan kullanılmaz, kişi yalnızca adını ve soyadını kullanır.

            ğ) Bütün kuruluşlarda önemli ve gizli yazılar, onaylar, kararlar, genelgeler, tebliğler, raporlar, anlaşmalar, üst makamlara yazılan yazılar, arşivlik bütün yazı ve belgeler ile özel yazı ve mektuplar (tebrik ve teşekkür yazıları vb.) koyu lacivert ya da siyah mürekkepli kalın uçlu imza dolmakalemi ile imzalanır.

h)     Resmi yazılarda imza ya bizzat makam sahibi kendisi veya vekili ya da yetki verdiği astları tarafından atılır. Yerine imza atmak diye bir uygulama yoktur.

(2) Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi ve bağlı birimleri yazışmalarında imza türleri ve örnekler.

a)      Asaleten İmza: Makam sahibi yöneticinin kendi adı, soyadı ve unvanıyla attığı imzadır.

b)     Adına İmza: Yönetici tarafından kendisine yazılı olarak yetki devri yapılan kişinin ast olarak attığı imzadır. Yazı, makam sahibi yerine bir ast yetkili tarafından imzalandığında, astın adı ve soyadının altına, ortalanarak, rektörlüklerde “Rektör a.”, dekanlıklarda “Dekan a.”, enstitü, yüksekokul vb. “Müdür a.” ibaresi yazılır. Bunun altına da, ortalanarak, imza atan kişinin makam unvanı yazılır.

 

.…………………………………………………………………………………….

               Gereğini rica ederim.

 

                                    ( İmza )

                                   Prof. Dr. ( İsim SOYADI )

                                                                                                                   Rektör a.

                                                                                                           Rektör Yardımcısı 

 

c)      Vekâleten İmza: Boş bulunan yönetim kadrosuna vekâleten atanan veya görevlendirilen kişinin “vekil” sıfatıyla attığı imzadır. İmza yerinde, boş kadroya vekâlet eden kişinin adı ve soyadı ile vekâlet ettiği makam unvanı yazılır ve sonuna “V” harfi konularak vekâleten imza edildiği belirtilir.

.…………………………………………………………………………………….

               Gereğini arz ederim.

 

                                  (İmza)

                                  (İsim SOYADI)

                                                                                                 Personel Daire Başkanı V. 

 

d)     Dolu bir kadroya geçici olarak vekâleten görevlendirilen kişi, vekâlet ettiği unvanın altına kendi unvanını da yazar. Akademik birimlerde bu kural uygulanmaz.

.…………………………………………………………………………………….

               Gereğini arz ederim.

                                   ( İmza )

                                   ( İsim SOYADI )   

                            Personel Daire Başkanı V. 

                                                                                                      Sicil Şube Müdürü

 

        e) Boş kadroya vekâleten görevlendirmelerde ve dolu bir kadroya geçici olarak vekâleten görevlendirmelerde üst amirin onayı alınır.

        f) Onay İmza: Onay, birim ya da kurum amiri tarafından imzalanarak bir üst makama teklif edilen yazının, üst makam tarafından uygun görüldüğünün imzalanarak onaylanmasıdır. Onaylanmayan bir teklif yazısı resmi ( hukuki ) değildir.

 

 

.…………………………………………………………………………………….

               Olurlarına arz ederim

                               (İmza)

                              Prof. Dr. ( İsim SOYADI )

                                    Rektör Yardımcısı 

 

 

                                  OLUR

                               23.03.2012

                                 ( İmza )

                    Prof. Dr. ( İsim SOYADI )

                                                                Rektör

 

      g) Ara Makamlı Onay İmza: Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili “Uygun görüşle arz ederim” ifadesiyle onaya katılır.

 

.…………………………………………………………………………………….

               Olurlarına arz ederim.

                                                                                                         ( İmza )

                                                                                              ( İsim SOYADI )

                                                                                  İdari ve Mali İşler Daire Başkanı 

 

    

      Uygun görüşle arz ederim.

               23.03.2012

                  (İmza)

             ( İsim SOYADI )

              Genel Sekreter

 

                                  OLUR

                              25.03.2012

                                 (İmza)

                     Prof. Dr. (İsim SOYADI)

                                  Rektör a.

                                                           Rektör Yardımcısı

 

 

               5) Kurul İmzası: Kuruluşlarda, başkan ve üyelerden oluşan kurul, heyet, encümen, komisyon, jüri vb. kararlarda uygulanan imza sisteminde, başkan sol başta, üyeler kıdem sırasına göre soldan sağa adları, soyadları üstte, görev unvanları altta olmak üzere sıralı biçimde yazılır. İmzalar, daima ad ve soyadın üstündeki boşluğa atılır. Toplantıda bulunmayan üyenin adının üzerine “Bulunmadı” veya “İzinli”,“Görevli” vb. “mazeret” ibaresi yazılır. Üye karşı oy yazısı yazdığında, adının üstüne parantez içinde“Karşı oy” yazılır ve karşı oy sahibi kararın altına veya ayrı bir kâğıda “karşı oy yazısı” nı yazar ve imzalar. Karşı oy yazısı ayrı kâğıda yazıldığında, kararın altına “Karşı oy yazısı eklidir” yazılır.

.…………………………………………………………………………………….

              

                   ( İmza )                                      (İmza)                                       (İmza)

Prof. Dr. (İsim SOYADI)         Doç. Dr. (İsim SOYADI)             Dr. (İsim SOYADI)                Başkan                                      Üye                                            Üye

 

            ı) Kısa İmza (Paraf): Paraf, kişinin adının ve soyadının baş harflerini el yazısıyla yazmasıdır. Paraf, kısa imza olup “kontrol ettim, katılıyorum” demektir. Resmi yazıların dosya nüshaları, yazıyı hazırlayandan imza makamına kadar uzman ve ara kademe amirlerince parafe edilir. Paraflar, kâğıdın altındaki adres alanının üstüne, yazı alanının solunda yer alır. Önce tarih alanı açılır, sonra paraflayacak kişinin kısaltılmış unvanı ve büyük harflerle adının baş harfi ile soyadı yazılır. Kişi kendi el yazısıyla tarih alanında gün ve ayı belirtir; soyadının yanına parafe eder. Bir yazıda en fazla beş paraf bulunur.

i) Koordinasyon: Hazırlanan yazılarda diğer birimlerle işbirliği yapılması durumunda ilgili birim görevlisinin parafının bulunduğu kısımdır. Paraf kısmının altında “Koordinasyon:” yan başlığı altında paraf kısmındaki kurallara uygun olarak yazılır. 

 

.…………………………………………………………………………………….

               Gereğini rica ederim.

                                             (İmza)

                                  Prof. Dr. (İsim SOYADI)

                                             Rektör a.

                                       Rektör Yardımcısı 

 

 

../../2012 Şb. Md.: N. KESKİN (Paraf)

../../2012 D. Bşk. : Z. AKIN (Paraf)

../../2012 Gn. Sek.: C. TEKİN (Paraf)

 

 

Ek/ekler ve dağıtım

MADDE 19-(1) Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi ve bağlı birimleri yazışmalarında ek/ekler kullanım kuralları ve örnekler.

a)      Yazı ile birlikte gitmesi gereken veya yazıyı tamamlayıcı özelliğe sahip olan belgelerin, nitelik ve nicelik olarak belirtildiği bölümdür.

b)     Bu bölüm, imza bölümünden sonra yazı alanının sol kısmına altı çizilmeden “EK:”  ya da“EKLER:” şeklinde yazılır.

c)      Ekli belgeler birden fazla olursa sıra numarası verilir; eğer aynı sayfaya sığmayacak kadar ek olursa, ekler ayrı bir sayfada yazılır.

            ç) Yazıya ek olarak konan belgenin dağıtımdaki herhangi bir kuruma gönderilmemesi durumunda“Ek konulmadı”; sadece bir ya da birkaç ekin konulmaması ya da konması halinde ise “Ek-…. Konulmadı” ya da ‘”Ek-… konuldu” ibareleri yazılır.

d)     Kaybolmaları halinde doğacak sorunları önlemek için ekler tam olarak yazılır. 

            (2) Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi ve bağlı birimleri yazışmalarında dağıtım kullanım kuralları ve örnekler;

a)      Yazının nerelere gönderileceğini belirtmek üzere düzenlenen bölümdür.

b)     Bu bölüm, ekten sonra sol kenardan büyük harflerle “DAĞITIM:” şeklinde yazılır.  “Gereği”ve ‘bilgi’ için olmak üzere iki kısımdan oluşur. Gereği bölümü, dağıtım sözcüğünün hemen altına, bilgi bölümü ise dağıtım sözcüğünün hizasına yazı alanının orta kısmına yazılır.

c)      Gereği bölümüne yazı ile doğrudan ilgisi olan; bilgi bölümüne ise yazı ile doğrudan ilgili olmayan fakat yapılacak çalışmalar hakkında bilgi verilmesi gereken kurumlar ve makamlar yazılır.

            ç) Ancak “bilgi” bölümünün olmadığı yazılarda ‘gereği’ ibaresi de kullanılmaz, kurumlar/makamlar yalnızca “DAĞITIM:” yan başlığının altında sıralanır. 

                                                 (İmza)

                                   Prof. Dr. (İsim SOYADI)

                                                   Rektör

 

EKLER:

1- Yurtdışı görevlendirme listesi (1 sayfa)

2- Yönetim kurulu kararı (2 sayfa)

    

 

     DAĞITIM:

Gereği:                                                                                             Bilgi:

Güzel Sanatlar Fakültesi Dekanlığına                                Dışişleri Bakanlığına

Mühendislik-Mimarlık Fakültesi Dekanlığına      Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına

İslami İlimler Fakültesi Dekanlığına             

d)     Bu bölümde yazılacak olan kurum/birimler protokol/makam sırasına göre yazılır.

 

 

 

Adres kullanımı

MADDE 20-(1) Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi ve bağlı birimlerin yazışmalarında adres kullanım kuralları ve örnekler.

a)      Adres bölümünde üniversitenin açık adresi yer alır.

b)     Bu bölüm, yazı alanın içinde kalacak şekilde sayfanın en altına gelecek şekilde düzenlenir.

c)      Yazı alanın solundan başlayarak yazılan adres bölümünde üniversitenin adresi, telefon ve faks numarası, elektronik ağ (web) ve e-posta adresi yazılır.

            ç) Yazı alanının diğer bölümlerinden bir çizgi ile ayrılan bu bölümün sağ kısmında gerek duyulduğunda daha ayrıntılı bilgiler alınabilmesi için başvuru yapılacak kişinin adı, soyadı ve unvanı yer alır.

d)     Adres kısmına yazının başlığında yer alan birimin iletişim bilgileri yazılır. 

 

 

 

Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Rektörlüğü   Ayrıntılı bilgi için: N. ER  Şb.Md.

Zeyrek Mah. Büyük Karaman Cad. No:53 Fatih /İstanbul /Türkiye

Telefon: (0 212) 521 81 00- 521 85 00- 521 89 00 , Faks: (0 212) 521 84 84

E-Posta: fatihsultan @fatihsultan.edu.tr, Web: www.fatihsultan.edu.tr.

 

 

 

Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Rektörlüğü Edebiyat Fakültesi Dekanlığı                              

Zeyrek Mah. Büyük Karaman Cad. No:53 Fatih /İstanbul /Türkiye

Telefon: (0 212) 521 81 00- 521 85 00- 521 89 00 , Faks: (0 212) 521 84 84

 

 

 

Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Rektörlüğü Edebiyat Fakültesi Dekanlığı                              

Zeyrek Mah. Büyük Karaman Cad. No:53 Fatih /İstanbul /Türkiye

Telefon: (0 212) 521 81 00- 521 85 00- 521 89 00 , Faks: (0 212) 521 84 84

E-Posta: fatihsultan @fatihsultan.edu.tr, Web: www.fatihsultan.edu.tr.

 

 

Gizli, İvedi, Günlü, Yazılar, Tekit Yazısı, Sayfa Numarası

MADDE 21-(1) Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi ve bağlı birimleri yazışmalarında gizli, ivedi, günlü yazılar, tekit yazısı ve sayfa numarası kullanım kuralları.

a)      Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre yetkililerce belirlenir.

b)     Gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.

c)      Öncelik verilmesi gereken yazılarda cevap verilmesi gereken tarih metin içinde belirtilebilir.

ç) Yazının ivedi ve günlü olduğu sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür.

d)     Yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum veya birime tekit yazısı yazılır.

e)      İvedi olmayan yazıların da, alındıktan sonra geciktirilmeden işleminin bitirilerek gönderilmesi esastır. İvedi hallerde yazı karşılığının en kısa sürede gönderilmesi zorunludur.

f)       Yazışmalarda evrakın karşılığı alınmadığı takdirde, makul bir sürede tekit edilmesi yani hatırlatılması gereklidir. Birden fazla tekit yapılmış ise gecikme nedeni de sorulup, geçerli bir özre dayanmaksızın evrakın keyfi olarak geciktirildiği saptandığı takdirde durum üst amire yazılı olarak bildirilir.

g)      Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

Evrak/Belge Kayıt İşlemleri, Gönderilmesi ve Alınması

 

Evrak/Belge Kayıt İşlemleri

MADDE 22-(1) Evrak/belge kayıt kaşesi kullanımı.

a)      Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi ve bağlı birimleri Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelikte verilen örneği esas alarak yaptırdıkları kayıt kaşesini kullanır.

b)     Kaşe evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, kurum ya da birim içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konulur. Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir.

Gönderilmesi ve Alınması

MADDE 23-(1) Gelen evrak/belge kabul işlemlerinde uyulması gereken kurallar.

a) Üniversiteye ait olup olmadığı, birimlerde ise birime ait olup olmadığı,

b) Tarih ve sayısının bulunup bulunmadığı,

c) Varsa, kopya ya da eklerinin tam olup olmadığı,

ç) Gizlilik dereceli ise, zarfının kapalı olup olmadığı,

d) Evrakın tarihiyle, teslim alındığı tarih arasında açık bir fark olup olmadığı kontrol edilir.

e) Üniversite adına gelen evrak,  Yazı İşleri Müdürlüğünce, birimlerde ise evrak sorumlularınca gelen evrak kayıt defterine, gerekiyorsa günlü-ivedi evrakı ise gün ve saati kaydedilerek teslim alınır.

f) Teslim alınan evrak, havale ve kayıt işleminden önce özellik taşıyıp taşımadığına bakılarak taşıdığı özelliğe göre ayrılır, gizlilik dereceli olan, üniversite ve birim yöneticilerine ve personel adına gelen evrakın zarfı açılmaz. 

(2) Zarfların açılması ve yapılması gereken işlemler; 

a)      Üniversiteye veya birimlere ait olmadığı tespit edilen evrak bir üst yazıyla geri gönderilir.

b)     Gizlilik dereceli evrak kapalı değilse, kapatılır ve zarf üzerine konu hakkında not düşülür, evrak kurye veya dağıtıcı eliyle gelmişse, eksiklik getirene tamamlattırılır.

c)      "Çok gizli" gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli" ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

            ç) Evrakta imza yoksa ya da eksikse eksikliği belirten bir yazıyla geri iade edilir. İş istemi, ihbar ve şikâyetlere ilişkin yazılar bunun dışındadır.

d)     İhbar veya yakınmayı içeren ancak, imza ve adresi olmayan yazılar kayda alınmaksızın birim amirlerine gönderilir.

e)      Adres yalnızca zarftaysa, zarf yazıya eklenir. Yazının arka sayfasına durum belirtilir ve zarfın ilişikte olduğu notu düşülür.

f)       Evrakın numarası ile zarf numarası farklı ise evrakın numarası esas alınır.

g)      Evrakın çıkış numarası ile tarihi bulunmuyorsa kayda alınmadan evrak iade edilir.

h)     Evrak yırtıksa, okunamıyorsa ve bu durumuyla işlem görmesi zorlaşacaksa veya sayfa adedi, ek, ya da kopyası eksikse geri gönderilir ya da gönderene bildirilmek üzere birim yöneticisine verilir.

i)        Eksiklikleri tamamlanmak üzere bekletilen evrak “beklemedeki evrak dosyasına konularakburadan takibi yapılır. Eksiklikleri tamamlanan evrak işleme alınır.

Gelen evrakın/belgenin kaydedilmesi

MADDE 24-(1) Üniversite ve bağlı birimlerine gönderilen, getirilen veya üst makamca havale edilen evrak, elektronik ortamda ya da evrak defterlerine günlük olarak kaydedilir.

          (2)  Üniversite ve bağlı birimlerine gönderilen, getirilen evrakın kaydı yapılarak ilgili evrakı havale etmeye yetkili yönetici tarafından havalesi yapılır.

          (3)  Evrak kayıt defterlerindeki sıra numaraları ardı ardına, zincirleme bir şekilde devam ettirilir. Bu numaralar yazı, belge, doküman, basılı eser ve ekleri ile bunların benzerlerinin teslim alınıp deftere kaydının yapıldığı esnada verilir. Bu kayıt numarası sözü edilen belgelerin arka yüzüne de yazılır ve istenildiği takdirde başvuran kişiye de bu numara verilir.

            (4) Bir konu hakkında çeşitli tarihlerde yapılan ve halen sürdürülen yazışmalarla ilgili olarak alınan evrak, önceki yazışmalara ait kaydın bulunduğu satıra kaydedilmez, geldiği güne ait bölüme ve ayrı bir numara ile kaydedilir ve öncesi ile bağ kurulur.

            (5) Evraka okunmasına mani olmayacak biçimde, evrakın ön yüzünde yeterli boşluk varsa ön yüzüne yoksa arkasına “havale damgası” basılır.

            (6) Evrakın ”kayıt numarası”, “kayıt tarihi”, “ek sayısı” ve havale edileceği “birim adı” yazılarak paraf edilir.

            (7) Evrak, varsa elektronik ortamda, yoksa evrak kayıt defterine eksiksiz kaydedilir. Kayıtta; yazının tarihi, sayısı, geldiği yer, konusu, türü, eki, gizlilik derecesi, gönderilen-gelen karşılığının tarihi, sayısı ve geliş şekli yazılır. İşlem kısmında ise yapılan işlem kısaca belirtilir.

            (8) Üniversite ve birimlerinde gelen ve giden evrakı kaydetmek, numara vermek ve ait olduğu dosyayı belirtmek amacıyla “Gelen Evrak Defteri” ve “Giden Evrak Defteri” adı altında iki ayrı evrak kayıt defteri tutulur.

             (9) Elektronik ortamda kaydedilen evrakın yoğunluğuna göre haftalık veya aylık dökümü alınır ve ilgili amir tarafından onaylandıktan sonra dosyalanır.

             (10) Elektronik ortamda tutulan evrak kayıt defteri, takvim yılının ilk günü itibariyle kullanılmaya başlanır ve takvim yılının sonunda son iş günü verilen son numara tespit edilir. Tespit edilen numara düzenlenen bir tutanak ile imza altına alınır, ayrıca gelen-giden son evrak sayıları veri tabanında tutulur.

Gelen evrakın/belgenin havalesi;

MADDE 25- (1) “Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Rektörlüğü İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesi” ile “Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Fakülte, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu, Araştırma ve Uygulama Merkezleri İmza Yetkileri ve Yetki Devri Yönergesindeki “Gelen Evrak/Belge Havale Esasları ve Yetkileri” kısmında belirlenen hükümlere uyulur.

a.       Gelen evrakın geliş tarihinde bekletilmeksizin günlük olarak havale edilmesine özen gösterilir.

b.      Gelen evrakın/belgenin havale işlemi üç şekilde yapılır;

(2) Birim adına olağan havale: Birim ya da birey adına özel olarak havalesi gerekmeyen evrak, evrak birimince ilgili birim adı ve tarihi yazılarak,

(3) Birim ya da birey adına özel havale: Yetkili amirlerce evrak üzerine işlem yapması gereken birim ya da birey adı ve tarihi yazılarak,

(4) Birden çok birim ya da birey adına özel havale: Evrakın konusu gereği veya amirin gerek duyması halinde; evrak üzerinde işlem yapması gereken birden çok birim ya da birey adı ve tarih belirtilerek, evrak havalesi yapılır.

MADDE 26- (1) Gelen evrakın/belgenin ilgili birimlere gönderilmesi ve alınması esnasında yapılması gereken işlemler:

a)      Kayıt ve havale işlemi biten evrak gideceği birimlere göre ayrılır. Elektronik evrak kayıt sistemi varsa bilgisayardan zimmet karşılığı dağıtımı yapılması için gelen evrak çıktıları alınarak, yoksa evrak zimmet defteri ile dağıtıcı eliyle ilgili birimlere zimmet karşılığı dağıtımı yapılır.

b)     Birimlerde zimmet karşılığı alınan evrak, birimlerce tutulan “Gelen Evrak Kayıt Defteri” ne sırasıyla, evrakın geliş sıra numarası, tarihi ve numarası, cinsi, varsa eki ve adedi, konusu belirtilmek suretiyle kayıt yapılır.

c)      Birim ve ünitelerde kaydı yapılan evrak ilgili birim ve ünite amirine sunulur.

            ç) Birim veya ünite yöneticisinin talimatları doğrultusunda gerekli cevap hazırlanır.

d)     Üzerinde işlem yapılmasına gerek kalmayan evrak, birim ya da ünite yöneticisinin onayı ile görevli memurlarca “gelen evrak” defterindeki karşılığı kapatılarak, dosyaya kaldırılır. Evrak üzerinde dosyalama nedeni ve “dosya “ kaydının olması zorunludur.

e)      Gelen evraka/belgelere yapılan diğer işlemlerde “Ünitelerde Belge/Dosya İşlemleri Yönergesi” hükümleri uygulanır.

Giden Evrak/Belge İşlemleri

MADDE 27- (1)Giden evrakın/belgelerin kaydedilmesi.

a)      Giden evrak/belge: Üniversite ve birimlerinden kurumlara ve diğer birimlere, gerçek ve tüzel kişilere giden her türlü evrakı/belgeyi ifade eder.

b)     Kurumlar ile gerçek ve tüzel kişilere posta veya dağıtıcı eliyle gönderilecek evrak, evrak birimince;

1) İmzaların bulunup bulunmadığı,

2) Eki varsa, noksansız olarak yazıya eklenip eklenmediği,

3) Süreli veya gizlilik dereceli olup, olmadığı,

hususlarına bakılır, eksikler varsa tamamlattırılarak zimmet karşılığı teslim alınır.

c)      Yazıyı hazırlayan birimce bu Yönergede belirtilen kurallar çerçevesinde hazırlanarak paraflanan ve yazıda imzası açılmış yönetici veya yöneticilerce imzalanan evrak varsa elektronik ortama, yoksa “giden evrak kayıt defterine eksiksiz ve günlük olarak kaydedilerek gönderilir. Kayıtta; yazının tarihi, sayısı, gideceği yer, konusu, türü, eki, gizlilik derecesi, gönderilen-gelen karşılığının tarihi, sayısı ve gidiş şekli yazılır.

d)     Giden evrak kaydı yapılıp çıkış kayıt numarası, yazının “sayı” kısmındaki rakamlar bloğunun sonuna yazıldıktan sonra, yazının “sayı” kısmında bulunan tüm rakamlar silsilesi evrakın kaydedildiği satırın hizasının sonuna aynen yazılır. Giden bir yazı kaç örnek ise çıkış kayıt numarası her örneğe ayrı ayrı yazılır. Böylece, bir yazının “sayı” kısmında yazının ait olduğu dosya numarası da yazılı olduğundan evrakın üniversitede hangi dosyada saklandığı belirlenmiş ve ileride doğabilecek bir arama işleminde kolaylık ve hızlı erişim sağlanmış olur.

e)      Elektronik ortamda kaydedilen evrakın yoğunluğuna göre haftalık veya aylık dökümü alınır ve ilgili amir tarafından onaylandıktan sonra dosyalanır.

f)       Evrak dağıtıcı aracılığıyla ilgili birime elden zimmet karşılığı teslim edilir.

Giden evrakın/belgelerin zarflama işlemi ve gönderilmesi.

MADDE 28- (1Zarfın sol üst köşesine üniversitenin veya ilgili birimin kaşesi basılır, evrak kayıt numarası yazılır.

(2) Bir zarfın içine konulan yazıların, giden evrak kaydından aldığı çıkış kayıt numaraları, o zarfın sol üst kısmına üniversitenin veya ilgili birimin kaşesi altına da yazılır. Böylece, bir zarfın içinde kaç adet evrakın var olduğu gösterilmiş olur.

(3) Yazının gideceği yerin iletişim bilgileri zarfın ortasına yazılır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

(4) Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerleri hazırlayanlarca paraflanır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılır, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

(5) Dış zarfın içine; iç zarf ve iki suret evrak senedi konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.

(6) Evrak postalama işlerini, üzerleri yazılıp kapatılmış bulunan zarfların posta zimmet defteri ile PTT ve kargo şirketlerine teslim edilmesi suretiyle yapılır.

(7) Postalama işi üniversite ve bağlı birimlerde iş hacmine göre günlük olarak yapılabileceği gibi, haftanın belirli günlerinde de yapılabilir. Üniversite ve bağlı birimlerde postalama takvimi iş hacmine göre idarelerce belirlenir.

(8) Acele ve günlü evrakta postalama günü beklenmeksizin postalama işlemi yapılır.

Defterlerin onanması ve kayıt dönemi.

MADDE 29- (1) Gelen ve giden evrak defterlerinin sayfaları numaralandıktan ve sayfa birleşim yerleri mühürlendikten sonra son sayfaya kaç sayfadan ibaret olduğu yazılır ve ilgili amirce onanır.

(2) Bu defterler takvim yılının ilk günü kullanılmaya başlanır ve takvim yılı sonunda (31 ARALIK) verilen son numaranın altı çizilir ve “ İŞ BU GELEN / GİDEN EVRAK KAYIT DEFTERİNE……..yılı içinde………sırada …………adet evrak kaydedilmiştir açıklaması yapılır, ilgililerce imzalanır.

(3) Defter bitmemiş ise kayıt kapatma işleminin yapıldığı sayfayı izleyen ilk sayfanın sol başından ve(1) kayıt sıra numarası verilerek yeni yılda da kullanılır.

 

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli Hükümler

 

Çeşitli Hükümler

MADDE 30- (1)  Tüm yazışma işlemlerinde; Başbakanlığın 02.12.2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik uyarınca hazırlanan iş bu yönerge uygulanır..

                           (2)      Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” ile bu Yönerge ve ekleri elektronik ortamda üniversite çalışanlarının erişimine açılır.

                           (3)      Evrak birim amirleri, bağlı oldukları üst amirlerine yapılan iş ve işlemler hakkında bilgi verirler.

                           (4)      EDYS-Elektronik Doküman/Belge Yönetim Sistemi’nin uygulamaya konulması ve e-imza sertifikalama işlemlerinin yapılmasından sonra, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu çerçevesinde kullanılacak e-imza ve dijital imza hukuki geçerlilik kazanır.

                           (5)      Uygulanan yazılım programları, Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ile bu Yönergedeki değişikliklere paralel olarak güncellenir.

                           (6)      Gerçek ve tüzel kişiler tarafından yapılacak bilgi edinme başvuruları;  24.10.2003 tarih ve 25269 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ve 27.04.2004 tarih ve 25445 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca cevaplandırılır.

                           (7)      Herhangi bir hususta verilen veya gönderilen dilekçeler hakkında 01.11.1984 tarihli ve 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun hükümleri uyarınca işlem yapılır.

 

YEDİNCİ BÖLÜM

Yürürlük ve yürütme

 

Yürürlük

MADDE 31-(1) Bu Yönerge senato tarafından kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 32- (2) Bu Yönergenin hükümlerini Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Rektörü yürütür.